Informatie over het meldpunt volgens het HinSchG.

Geachte heer, mevrouw,

Als onderdeel van de moderne compliance-cultuur hebben wij bij SieMatic Möbelwerke GmbH & Co KG (hierna SieMatic genoemd) een meldingssysteem opgezet waartoe u zich kunt wenden als u onregelmatigheden of fouten van onze kant opmerkt. Wij streven ernaar om onszelf te allen tijde te verbeteren en zijn daarom ook afhankelijk van uw informatie. U kunt ons uw naam geven, maar u kunt dit ook anoniem doen.

Hieronder geven we informatie over de procedures van ons meldingssysteem. Houd er rekening mee dat het meldingssysteem alleen is opgezet voor meldingen die betrekking hebben op schendingen van wettelijke vereisten van onze kant volgens §§ 2, 3 HinSchG.

De nieuwe registratieprocedure is als volgt:

1. Als u iets waarneemt dat erop wijst dat SieMatic in strijd handelt met wettelijke vereisten of voorschriften of dat een dergelijk risico bestaat, hebt u de mogelijkheid om ons hierover een rapport te doen toekomen.

U kunt rapporten indienen via e-mail op het volgende adres:
​​​​​​​meldestelle.siematic@brandi.net

U kunt rapporten ook telefonisch doorgeven op het volgende nummer:
0049 151-70626904

De meldingen worden ontvangen en verwerkt door het advocatenkantoor BRANDI Rechtsanwälte in Detmold.

U kunt ervoor kiezen om rapporten anoniem of met uw identiteit bekend te maken. Het meldpunt waarborgt de vertrouwelijkheid van uw identiteit, in het bijzonder met betrekking tot SieMatic. Alleen het advocatenkantoor BRANDI Rechtsanwälte, dat onafhankelijk van ons optreedt, heeft toegang tot uw rapporten, niet SieMatic zelf.

U bepaalt de inhoud van het rapport. Wij verzoeken u echter vriendelijk om zoveel mogelijk specifieke informatie (wat is er gebeurd, wanneer en waar is het gebeurd, is het risico of de schending nog gaande, wie zijn de betrokken personen of bedrijven) om de melding efficiënt te onderzoeken en mogelijke risico's of schendingen zo snel mogelijk aan te pakken:

2. Het meldpunt ontvangt de meldingen en bevestigt u uiterlijk binnen zeven dagen de ontvangst ervan. Deze bevestiging is alleen mogelijk als u een contactpersoon opgeeft via welke het meldpunt u kan bereiken.

Het meldpunt beoordeelt vervolgens

a) of de door u verstrekte informatie kan duiden op een overtreding of risico,
b) of en in welke mate maatregelen nodig zijn om dergelijke schendingen of risico's aan te pakken.

Het meldpunt kan opnieuw contact met u opnemen als meer informatie over de door u verstrekte meldingen nodig is.

3. Het meldpunt zal SieMatic informeren over de inhoud van de ontvangen meldingen (met behoud van uw anonimiteit en de anonimiteit van de in de melding genoemde personen). Het meldpunt zal beoordelen welke maatregelen SieMatic moet nemen om eventuele risico's of schendingen weg te nemen of te voorkomen.

Het meldpunt zal met SieMatic over de noodzakelijke maatregelen afstemmen. Het blijft echter te allen tijde onafhankelijk van SieMatic en zal zelfstandig beslissingen nemen, zonder instructies van SieMatic.

Het meldpunt zorgt ervoor dat de door u verstrekte meldingen met dezelfde zorg worden behandeld, ongeacht uw identiteit. Ook zorgt het ervoor dat u geen nadeel ondervindt van SieMatic als gevolg van uw melding. Het meldpunt informeert SieMatic over de inhoud van de door u verstrekte meldingen zonder uw identiteit bekend te maken.

Wees u ervan bewust dat het meldpunt bevoegd is de identiteit van de melder aan SieMatic bekend te maken indien de melder opzettelijk of door grove nalatigheid onjuiste informatie over overtredingen verstrekt.

4. Het rapporteringsbureau houdt u op de hoogte van de voortgang en de genomen maatregelen. U ontvangt ten minste eenmaal per maand een update over de huidige status van het proces. Zodra de nodige maatregelen zijn genomen, zal het rapporteringsbureau u een eindrapport bezorgen. Neem tijdens het hele proces gerust contact met ons op als je nog vragen of zorgen hebt.

Door fouten of overtredingen te melden, helpt u ons deze direct aan te pakken en onszelf te verbeteren voor de toekomst.